[Sa Pa] - Thư Ký Dự Án

1, Công tác Hành chính

• In ấn báo cáo, phô tô tài liệu, fax…. theo quy định của công ty
• Bố trí phòng họp, hội thảo, thảo luận….theo đề nghị của các bộ phận
• Gửi bưu kiện và/hoặc tiếp nhận bưu kiện và giao đến người nhận
• Chịu trách nhiệm về bất kỳ tài liệu nào đến và đi
• Lập sổ ghi tất cả các tài liệu và chịu trách nhiệm theo dõi tình trạng của tài liệu, bao gồm báo cáo cho Trưởng ban quản lý dự án về tình trạng và tổ chức/lưu trữ tất cả các tài liệu của dự án

2, Công tác Thư ký dự án

• Tổng hợp nhu cầu văn phòng phẩm để đề nghị công ty cung ứng theo quy trình của công ty; Luôn duy trì mức tồn kho văn phòng phẩm
• Kiểm kê tồn kho văn phòng phẩm hàng tháng
• Có kế hoạch duy tu bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị văn phòng như máy in, photo.. bằng cách liên hệ đơn vị cung cấp dịch vụ
• Đề xuất công ty mua các vật dụng, thiết bị cần thiết cho văn phòng ví dụ quạt…tủ tài liệu, đề xuất thay thế khi các vật dụng, thiết bị văn phòng bị hỏng
• Kiểm tra 5S văn phòng, nhà công vụ và báo cáo về công ty

3, Công tác Nhân sự

• Hướng dẫn và phổ biến quy định chung của Công ty đến các nhân sự mới
• Hướng dẫn và phổ biến các biểu mẫu liên quan đến hành chính nhân sự
• Hỗ trợ Phòng Nhân sự Công ty liên quan đến các công tác nhân sự, hành chính: đăng ký tạm vắng tạm trú cho nhân sự; giải trình ngày công của nhân sự dự án…

4, Công tác Hậu cần và công việc khác tại BQLDA:

• Làm đề nghị thanh toán tiền điện, nước, tiền thuê nhà gửi Bộ phận Kế toán
• Các công tác về hậu cần: bố trí sắp xếp nơi ăn nghỉ cho cán bộ nhân viên của tập đoàn, khách theo quy định của công ty
• Các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo Ban lãnh đạo

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành: Hành chính văn phòng, Xây dựng, Quản trị văn phòng, Quản lý dự án;
• Ưu tiên Ứng viên có chứng chỉ văn thư lưu trữ, nghiệp vụ thư ký văn phòng.
• Tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương trong môi trường xây dựng, dự án, công trường; Ưu tiên đã làm việc với hệ thống văn bản nội bộ của các tập đoàn lớn, quen với hồ sơ kỹ thuật
• Thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook, Google Drive hoặc phần mềm lưu trữ điện tử.
• Có khả năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, viết biên bản họp rõ ràng, chính xác
• Nắm bắt thông tin nhanh; Tổ chức công việc cẩn thận, đúng thời hạn; Có tính bảo mật, bảo quản tài liệu tốt.
• Ưu tiên là người bản địa, có sức khỏe tốt, ngoại hình sáng, giao tiết tốt
• Mong nuốn gắn bó ổn đinh lâu dài với công việc.

* Tuyển dụng này tuân thủ nguyên tắc đảm bảo công bằng và không phân biệt giới tính