1. Quản lý lịch trình và công tác hậu cần
- Tiếp nhận yêu cầu, sắp xếp, điều phối và nhắc nhở lịch họp, lịch công tác, lịch tiếp khách hàng ngày/tuần/tháng của các Thành viên HĐQT, đảm bảo không bị chồng chéo.
- Trực tiếp đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón và làm thủ tục visa/hộ chiếu (nếu có) cho các Thành viên HĐQT đi công tác trong và ngoài nước.
- Đầu mối làm việc với Ban Hành chính để đặt phòng họp, kiểm tra trang thiết bị (âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, hệ thống họp trực tuyến), và chuẩn bị teabreak/nước uống phục vụ các cuộc họp của HĐQT.
- Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ và thực hiện các thủ tục thanh quyết toán chi phí công tác, chi phí tiếp khách, và các khoản chi phí hành chính khác của HĐQT.
2. Công tác thư ký HĐQT và quản lý văn bản
- Soạn thảo, gửi thông báo mời họp kèm theo chương trình họp (Agenda) và tài liệu liên quan đến các Thành viên HĐQT đúng thời hạn quy định.
- Trực tiếp tham gia các cuộc họp của HĐQT, ghi chép biên bản họp một cách trung thực, đầy đủ và hoàn thiện Biên bản họp HĐQT để các thành viên ký duyệt.
- Làm việc chặt chẽ với Ban Pháp chế để chuyển hóa các nội dung đã được HĐQT thông qua thành các văn bản pháp lý chính thức (Nghị quyết, Quyết định).
- Trình ký và phát hành các Nghị quyết, Quyết định của HĐQT đến các cá nhân, phòng ban hoặc đơn vị thành viên có liên quan trong Tập đoàn.
- Quản lý, lưu trữ khoa học (cả bản cứng và bản số hóa) toàn bộ hệ thống tài liệu, biên bản, Nghị quyết của HĐQT, đảm bảo tính bảo mật nghiêm ngặt theo quy định của Tập đoàn.
3. Tổ chức họp HĐQT & Giám sát tại các Công ty Con
- Đầu mối phối hợp với Người đại diện phần vốn hoặc Thư ký của các công ty con để lên lịch và tổ chức các phiên họp HĐQT định kỳ/bất thường của công ty con.
- Tiếp nhận, phân loại và rà soát sơ bộ các tờ trình, báo cáo từ các công ty con trước khi trình lên HĐQT Tập đoàn phê duyệt.
- Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra tiến độ, kết quả thực hiện các Nghị quyết, Quyết định của HĐQT Tập đoàn tại các công ty con và các Ban chức năng.
- Thu thập, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh, tiến độ dự án bất động sản từ các công ty con để lập báo cáo định kỳ gửi HĐQT Tập đoàn.
- Kịp thời phát hiện và báo cáo lên HĐQT các vướng mắc, chậm trễ hoặc sai lệch của các công ty con trong quá trình thực thi các quyết sách của HĐQT.
4. Hoạt động Đối ngoại Trong nước & Quốc tế
- Phối hợp với Ban Truyền thông/Ban Kinh doanh chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp (Company Profile), tài liệu dự án BĐS, quà tặng đối ngoại và kịch bản (Agenda) cho các buổi tiếp đón đối tác.
- Trực tiếp tham gia đón tiếp, hỗ trợ hậu cần và điều phối các cuộc gặp gỡ giữa HĐQT với các cơ quan quản lý nhà nước, đối tác chiến lược, tổ chức tín dụng trong nước.
- Hỗ trợ HĐQT trong các buổi làm việc với các Quỹ đầu tư nước ngoài, Tập đoàn tư vấn/thiết kế/nhà thầu quốc tế; phối hợp dịch thuật tài liệu khi có yêu cầu.
- Duy trì mối quan hệ và quản lý các công tác hội viên của Tập đoàn tại các Hiệp hội Bất động sản, Hiệp hội Doanh nghiệp trong và ngoài nước mà các Thành viên HĐQT tham gia.
- Đồng hành cùng Ban Đối ngoại/Truyền thông tổ chức các sự kiện trọng đại có sự hiện diện của HĐQT như: Lễ động thổ, Lễ ký kết hợp tác chiến lược, Đại hội đồng Cổ đông thường niên.
5. Công việc Khác
- Thực hiện các công việc phát sinh, nhiệm vụ đột xuất hoặc các dự án đặc biệt theo phân công trực tiếp của Chủ tịch và các Thành viên HĐQT.
- Đảm bảo tính bảo mật cao đối với toàn bộ thông tin, tài liệu và hoạt động liên quan đến HĐQT.
